Pengawasan dan Pengendalian Biaya

Pengendalian biaya adalah serangkaian langkah-langkah yang dipersiapkan mulai dari penyusunan rencana sampai kepada tindakan yang perlu dilakukan agar apa yang direncanakan dapat tercapai, direalisasikan, atau agar hasil yang diperoleh sesuai dengan yang diharapkan.

Biaya dapat dibagi menjadi :

a.     Pengeluaran Modal (Capital Expenditure)

b.     Pengeluaran Pendapatan (Revenue Expenditure)

Selain itu jenis biaya yang ada di PT. Perkebunan Nusantara VII (Persero) dibagi pula menjadi Biaya Eksploitasi dan Biaya Investasi. Berikut ini adalah rincian Biaya Eksploitasi terdiri dari :

a.     Biaya Produksi

1.      Biaya Pemeliharaan Tanaman

-       Biaya tenaga kerja tanaman

-       Pemeliharaan jalan, saluran dan lain-lain

-       Menyiang, merumput

-       Pemberantasan hama dan penyakit

-       Pemupukan

2.      Biaya Panen

-       Biaya tenaga kerja pemanen

-       Premi-premi panen

-       Pemakaian alat-alat panen

-       Pengangkutan ke pabrik

-       Biaya stimulasi (karet)

3.      Biaya Pengolahan

-       Pemakaian alat dan bahan pengolahan

-       Pemeliharaan pabrik

-       Biaya pembelian bahan baku (dari petani)

-       Biaya tenaga kerja pengolahan

4.      Biaya tak langsung Unit Usaha

-       Meliputi biaya administrasi dan manajemen di unit kerja kebun

-       Biaya tak langsung dibebankan ke biaya produksi dan investasi berdasarkan perbandingan biaya langsung

5.      Biaya penyusutan

-       Meliputi biaya penyusutan aktiva tetap di unit kerja kebun

-       Dibebankan ke biaya produksi berdasarkan perbandingan masing-masing budidaya

b.     Biaya Operasi

1.      Biaya administrasi Kantor Direksi

2.      Biaya penyusutan aktiva tetap Kantor Direksi

3.      Biaya-biaya penjualan

c.     Biaya Non Operasi

1.      Biaya pensiun dan pesangon

2.      Biaya bengkel

3.      Biaya kredit

4.      Biaya lain-lain

Adapun tujuan dari pengendalian biaya adalah :

-       Untuk memastikan bahwa tujuan tercapai.

-       Mengetahui performance tiap-tiap level manajemen.

-       Mengetahui ada tidaknya penyimpangan pada tiap-tiap pusat pertanggungjawaban.

-       Untuk memastikan bahwa standar-standar biaya telah dilaksanakan, apabila tidak dapat dilaksanakan dievaluasi penyebabnya.

-       Untuk memastikan bahwa sumber-sumber daya telah difungsikan secara optimal.

-       Untuk memastikan bahwa perusahaan telah memperoleh hasil yang optimal dengan pengorbanan ekonomis yang efisien.

Untuk memastikan bahwa investasi telah dilakukan dengan pertimbangan ekonomis jangka panjang.

Pengendalian biaya dapat dilakukan dengan beberapa cara :

a.     Penyusunan anggaran (RKAP)

Mekanisme pengendalian biaya melalui anggaran :

-       RKAP setahun dijabarkan menjadi Rencana Operasional

-       Rencana operasional di evaluasi setiap triwulan dan dijabarkan dalam bentuk Permintaan Modal Kerja (PMK) Unit Usaha

-       Pembuatan RKO harus mengacu pada hal-hal sebagai berikut :

1.      Apakah masih relevan dengan kebutuhan saat ini, berkaitan dengan kebutuhan saat ini, berkaitan dengan skala prioritas

2.      Apakah dananya cukup tersedia, sekalipun RKAP-nya ada

-       Pengiriman uang kerja dilakukan secara bertahap (2 mingguan)

-       Bila biaya untuk satu kegiatan yang akan dilaksanakan melampaui anggaran, harus ada pengalihan dengan mengurangi anggaran lain

-       Pelampauan anggaran atas suatu biaya dapat di toleransi sepanjang diikuti kenaikan prestasi

b.     Metode pembebanan biaya antar profit center (Transfer Pricing)

Transfer pricing adalah menetapkan harga transfer atas suatu produk (barang atau jasa) dari satu profit center baik antar Unit Usaha maupun intra Unit Usaha.

Tujuan adanya Transfer Pricing sendiri adalah :

-       Menghindari adanya pembebanan akibat inefisiensi oleh kebun yang melakukan pengolahan

-       Memudahkan mendeteksi kemungkinan inefisiensi pada suatu Unit Usaha

-       Memudahkan penilaian kinerja Unit Usaha

-       Mengarahkan Unit Usaha menjadi profit center sehingga tercipta business climate yang mengacu pada perolehan laba maksimum

Adapun mekanisme Transfer Pricing sebagai berikut :

-       Kebun penghasil bahan baku menjual bahan baku tersebut ke pabrik (baik antar Unit Usaha maupun intra Unit Usaha)

-       Untuk unit penghasil jasa (seperti bengkel, alat berat dan alat angkut) menjual jasa ke unit produksi

-       Besarnya tarif / harga jual ditentukan sesuai dengan kesepakatan

c.     Penetapan standar

Pengendalian biaya melalui penetapan standar antara lain :

-       Standar bidang tanaman

1.      Berdasarkan rekomendasi dari konsultan

2.      Berdasarkan perhitungan-perhitungan empiris

-       Standar-standar tanaman relatif sudah lengkap namun perlu penyempurnaan disesuaikan dengan perubahan situasi dan kondisi

-       Standar bidang teknik

1.      Standar teknik pabrik

2.      Standar teknik non pabrik

Standar bidang teknik masih sangat minim

-       Standar-standar tenaga kerja, meliputi formasi pekerja, penggajian / pengupahan

-       Standar-standar lain

d.     Penetapan prosedur administrasi

Pengendalian biaya melalui prosedur administrasi antara lain :

-       Penetapan pedoman pengadaan barang dan jasa

-       Prosedur pengawasan persediaan (inventory system)

-       Ketentuan-ketentuan lain

Berikut ini adalah contoh pengendalian biaya melalui prosedur administrasi berupa pedoman pengadaan barang dan jasa.

Pengadaan barang dan jasa dilakukan oleh :

1.      Kantor Direksi

a.     Barang dan pekerjaan investasi

b.     Barang-barang eksploitasi, barang-barang curah :

-       BBM, pupuk

-       Barang-barang impor

-       Obat-obatan medis

-       Sarana agrokimia

-       Barang lainnya yang harga satuan > Rp 1 Juta

2.      Unit Usaha, sesuai dengan SPMK yang telah disetujui untuk :

a.     Barang eksploitasi, maksimal satuan Rp 1 Juta

b.     Barang yang akan digunakan segera dan langsung

e.     Sistem Pengendalian Intern

Pengendalian intern di PT. Perkebunan Nusantara VII (Persero) dilakukan oleh :

-       Bagian SPI (Satuan Pengawasan Intern) ; operasional audit

-       Bagian Akuntansi ; pengawasan administratif, pembinaan bidang akuntansi dan keuangan

-       Pengawasan dalam bidang / bagian masing-masing ; pengawasan melekat

f.       Outsourcing Approach

Tujuan daripada penggunaan tenaga outsourcing adalah untuk melimpahkan sebagian kegiatan kepada pihak ke III sehingga perusahaan dapat berkonsentrasi kepada core competence. Syarat yang harus dipenuhi dalam penggunaan tenaga outsourcing adalah biaya harus lebih murah dari swakelola (dikerjakan sendiri). Kegiatan yang dapat menggunakan tenaga outsourcing adalah kegiatan yang    tidak akan mengganggu kompetensi inti perusahaan.

Hal-hal yang berkaitan dengan pengendalian biaya antara lain :

-       Pengawasan organisasi

-       Audit (pemeriksaan)

-       Penghematan (cost reduction)

-       Check and balance

-       Akuntansi

Data-data yang dapat dijadikan alat-alat pengendalian biaya adalah :

-       Rencana kerja (RKAP, RKO, PMK)

-       Dokumen pembukuan

-       Buku rekening

-       Laporan Manajemen Unit Usaha

Pengendalian biaya perusahaan memiliki dimensi ketaatan pada sistem, prosedur, kaidah, peraturan, ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan serta hukum yang berlaku. Pengendalian biaya perusahaan hendaknya berorientasi kepada kepentingan peningkatan nilai (value) jangka panjang, bukan untuk kepentingan sesaat. Pengendalian biaya perusahaan hanya dapat dilakukan bila terdapat komitmen bersama pada seluruh level manajemen.