Administrasi Aset Tetap Kantor Direksi Divisi Tanaman Tahunan PTPN IX (Persero)

ADMINISTRASI ASET TETAP

1.      Asset Tetap adalah perusahaan yang terdiri dari :

a.      Asset Tanaman

Yang dikategorikan sebagai aset tanaman yaitu :

-     Tanaman Dalam Penyelesaian

-     Tanaman Tahun Akan Datang (TTAD)

-     Tanaman Tahun Ini (TTI)

-     Tanaman Belum Menghasilkan (TBM)

-     Tanaman Menghasilkan (TM)

Pengeluaran modal sebelum TBM yang akan diakumulasikan sebagai Nilai Perolehan dikategorikan sebagai Tanaman dalam Penyelesaian.

Alur pembukuan investasi tanaman pada suatu areal sebagai berikut :

Tahun (-)/TTAD :

Pengeluaran modal tahun berjalan untuk TTAD dibuku pada rekening TTAD (040/041) dan dilaporkan dalam laporan akhir tahun sebagai pengeluaran modal/investasi tahun ini.

Tahun ke-1/TTI :

Pada awal tahun, saldo akhir TTAD dibuka pada rekening Tanaman dalam Penyelesaian (055).

Pengeluaran modal tahun berjalan untuk TTI dibuku pada rekening TTI (042) dan dilaporkan dalam laporan akhir tahun sebagai pengeluaran modal/investasi tahun ini.

Pembebanan biaya bibit harus dimasukkan dalam biaya TTI.

Tahun ke-2/TBM :

Pada awal tahun, saldo akhir Tanaman Dalam Penyelesaian (055) dan saldo akhir TTI (042) dibuku pada pos rekening TBM 1 (043).

Selanjutnya setiap awal tahun berikutnya dibuka di pos TBM II dan seterusnya.

Pekerjaan TTI yang pada akhit tahun masih dalam proses penyelesaian, untuk menghindari pencatatan berganda maka dibentuk cadangan biaya penyelesaian dengan jurnal memorial :

1.      Pembukuan akhir Tahun (31 Desember) :

D.        042. Biaya-biaya TTI                          Rp xxx

K.                    152. Hutang biaya tahun lalu : TTI           Rp xxx

Selanjutnya biaya-biaya TTI yang dikeluarkan di periode tahun berikutnya dibuku dengan mendebet rekening 152 (Hutang biaya tahun lalu : TTI) tersebut di atas.

2.      Pembukuan pengeluaran biaya penyelesaian TTI :

D.        152. Hutang biaya tahun lalu : TTI                 Rp xxx

K.                    100. Kas                                                    Rp xxx

Selisih pencadangan terhadap realisasi dibuku di rekening investasi TBM I areal tersebut.

b.      Aset Tetap Non Tanaman

Adalah aset yang dimiliki untuk dipergunakan dalam kegiatan operasional perusahaan baik secara langsung atau tidak langsung yang diharapkan akan digunakan selama periode tertentu sesuai dengan kondisinya.

Yang dikategorikan sebagai aset tetatp adalah :

1.      Bangunan Rumah

2.      Bangunan Perusahaan

3.      Mesin dan Perlengkapan

4.      Jalan, Jembatan dan Saluran Air

5.      Alat Pengangkutan

6.      Perabot dan Perlengkapan

7.      Lain-lain

Aset tetap yang pengerjaannya memerlukan waktu/anggaran lebih dari satu tahun buku, dibuku dengan prosedur sebagai berikut :

Tahun ke-1 :

Pengeluaran modal dibuku di rekening Investasi (049) dan belum disusutkan.

Tahun ke-2 :

Pada awal tahun, saldo investasi akhir tahun ke-1 (049) dibuka pada rekening Investasi Dalam Penyelesaian (056/059).

Pengeluaran di tahun ke-2 untuk penyelesaian dibuku di rekening Investasi (049). Setelah pekerjaan selesai sepenuhnya maka saldo rekening 056/059 direklasifikasi ke rekening aset tetap (00x), nilai aset sejumlah pengeluaran tahun ke-1 dan tahun ke-2 menjadi nilai perolehan aset tetap dan dilakukan penyusustan.

Tahun ke-3 :

Pada awal tahun, saldo investasi tahun ke-2 (049) dibuka pada rekening Aset Tetap (049).

2.    Tugas dari Administrasi Aset Tetap adalah :

       1.  Mencatat/membukukan semua Aset Tetap milik perusahaan

       2.  Mengamankan dan melaporkan Aset Tetap milik perusahaan

3.  Menghitung nilai residu dan penyusustan untuk mengalokasikan pada rekening bersangkutan.

   3.      Untuk keperluan administrasi aset tetap maka diperlukan formulir berikut :

          1.  Berita Acara Penyelesaian Investasi

          2.  Laporan Penyelesaian Investasi Aset

          3.  AU. 60 Kartu Aset Tetap

          4.  AU. 60.A Kartu Aset Tetap

          5.  AU. 60.B Usul penghapusan Aset Tanaman

          6.  AU. 60.C Berita Acara Penghapusan Aset Tanaman

          7.  AU. 60.D Perjanjian Penebangan

          8.  AU. 60.E Berita Acara Penghapusan Aset Non Tanaman

          9.  AU. 60.F Kartu Inventaris Non Aset

          10.            AU. 60.G Daftar penyerahan/pemindahan Aset/Inventaris

          11.            AU. 60.H Kartu pinjaman Aset/Inventaris

  4.    Golongan dan Nomor Urut Aset Tetap

          Aset Tetap dibagi dalam berbagai golongan dan sub golongan sesuai dengan jenis dan kode rekening dari aset tersebut yaitu :

          Golongan             000      99   Tanah

                                       005      99   Aset Tanaman

                                       005             00      Tanaman Menghasilkan

                                                          01-05 Tanaman Belum Menghasilkan

                                       006             Aset Tetap

                                       006      91   Bangunan Rumah (RM)

                                                          00 – Rumah Karyawan Pimpinan

                                                          01 – Rumah Karyawan Pelaksana

                                                          02 – Pesanggrahan Mess

                                                          03 – Home Stay/Hotel/Villa

                                                          09 – Perumahan lain-lain

                                                   92   Bangunan Perusahaan (BP)

                                                          00 – Bangunan Pabrik

                                                          01 – Gedung Kantor

                                                          02 – Gudang

                                                          03 – Bengkel

                                                          04 – Garasi

                                                          05 – Bangunan Instalasi

                                                          06 – Rumah Sakit, Poliklinik

                                                          07 – Bangunan Sosial

                                                          09 – Bangunan Lain-lain

                                                   93   Mesin dan Perlengkapan (MP)

                                                          00 – Pabrik Karet

                                                          01 – Pabrik Teh

                                                          02 – Pabrik Kopi

                                                          03 – Pabrik Kakao

                                                          16 – Instalasi Tenaga Listrik

                                                          17 – Instalasi Air

                                                          18 – Bengkel

                                                          19 – Instalasi Lain-lain

                                       006      94   Jalan, Jembatan, Saluran (JS)

                                                          00 – Jalan

                                                          01 – Jembatan

                                                          02 – Saluran Air

                                                          03 – Kabel Ban

                                                          09 – Lain-lain

                                       006      95   Alat Pengangkutan (AP)

                                                          00 – Sedan

                                                          01 – Jeep/Double Cab 4x4

                                                          02 – Pick Up

                                                          03 – Truck/Tronton

                                                          05 – Gandengan/Trailer

                                                          06 – Sepeda Motor

                                                          09 – Lain-lain

                                       006      96   Perabot dan Perlengkapan (PP)

                                                          00 – Pertanian/Kebun

                                                          01 – Kantor

                                                          02 – Rumah Dinas

                                                          03 – Rumah Sakit

                                                          04 – Laboratorium

                                                          05 – Home Stay/Hotel/Villa

                                       011             Aset Beban Tangguhan :

                                                   91   Hak Tanah

                                                   92   Sertifikasi Pabrik

                                                   93   Aset Tetap

5.    Kartu Aset Tetap

            Tiap jenis Aset Tetap perlu dicatat dalam kartu Aset model AU. 60 yang berisi perkembangan masing-masing Aset Tetap mulai dari tahun perolehan s/d dihapus.

            Didalam formulir AU. 60 ini berisi antara lain :

a.       Nomor Aset

b.      Nama Aset

c.       Tanggal, bulan, tahun perolehan/pembelian

d.      Harga perolehan/pembelian

e.       Nilai Residu

f.       Nilai Disusut

g.      Tempat dimana aset berada

h.      Umur teknis dan prosentase oenyusutan

i.        Nama leveransir yang membangun

j.        Nomor Berita Acara bila Aset Tetap telah dihapus

k.      Nilai penyusustan per tahun

Tidak dibenarkan untuk memakai satu kartu untuk beberapa jenis aset yang tahun perolehannya berbeda.

6.    Kartu Aset Tanaman

       Prinsip sama seperti dengan AU. 60 hanya untuk tanaman dicatat pada AU.60A. kolom-kolom yang hamper sama dengan AU. 60 ditambah Nomor Petak, blok, dan klon.

7.    Kartu Inventaris Non Aset (AU. 60F)

       Untuk mencatat jenis barang milik Perusahaan yang tidak masuk kategori aset tetap seperti alat bengkel, perkakas kantor, dan lain-lain.

       Kartu inventaris non aset AU. 60F berisi :

a.       Golongan Inventaris Non Aset

b.      Nomor Inventaris Non Aset

c.       Nama Inventaris Non Aset

d.      Uraian dan tanggal/bulan/tahun perolehan/pembelian

e.       Tempat dimana Inventaris Non Aset berada

f.       Harga Pembelian

g.      Beban rekening.

Ketentuan umum administrasi inventaris non aset :

1.      Administrasi inventaris non aset bertujuan untuk mencatat dan mengamankan barang-barang inventaris non aset.

2.      Administarsi di Kantor Direksi dilaksanakan oleh Bagian Personalia/Umum.

3.      Inventaris Non Aset yang sudah rusak/tidak produktif dihapus dari pembukuan dengan membuat Berita Acara penghapusan inventaris non aset yang ditandatangani Tim opname aset dan Administratur/Kepala Bagian Personalia & Umum.

4.      Dikarenakan biaya perolehan inventaris non aset langsung dibebankan seluruhnya pada tahun berjalan, maka tidak ada perhitungan penyusutan dan nilai residu.

8.    Daftar penyerahan/pemindahan barang inventaris (AU. 60G)

       Pada realisasinya mungkin terjadi bahwa barang-barang inventaris/aktiva dari satu kebun yang sudah tidak dipergunakan lagi dengan persetujuan/perintah Direksi. Diserahkan/dipindahkan untuk selamanya ke Kebun lain yang membutuhkan.

       Maka kebun pemilik inventaris harus memindahkan/menyerahkan ke Kebun Penerima dengan dicatat pada AU.60.G dibuat dalam rangkap 4 yaitu :

a.       Lembar asli dan kedua dikirim kepada kebun penerima sesudah barang inventaris diterima.

b.      Lembar kedua setelah ditandatangani oleh kebun penerima dikirim ke Kantor Direksi.

c.       Lembar ketiga dikirim ke Kantor Direksi.

d.      Lembar keempat untuk arsip kebun pengirim.

Prosedur pemindahan antar kebun dan Kantor Direksi

a.       Menggunakan formulir AU. 60.G

b.      Setelah pemindahan aset dilakukan kebun yang memindahkan aset mengisarkan pembebanan (Nota Debet) nilai perolehan Aktiva Tetap tersebut kepada kebun yang menerima aset dan dilampiri rincian sebagai berikut :

1.      Rekening

2.      Jenis Aktiva

3.      Tahun Perolehan

4.      Fisik (satuan dan rupiah)

5.      Nilai Perolehan

6.      Nilai Residu

7.      Nilai Disusut

8.      Penyusutan

Kebun yang menerima aktiva akan membuku pada rekening aktiva yang bersangkutan (006) dengan tahun/nilai yang sama dan tidak dibenarkan membuku pada rekening investasi baru (049).

Dalam Kartu AU.60G dicatat antara lain :

a.    Catatan Kebun Pengirim           - Kebun

                                                  - Tanggal

                                                  - Administratur

                                                  - Tanggal penyerahan, banyaknya, nama                                                 inventaris.

                                                  - Perintah untuk memindahkan dengan                                                    surat No…

                                                  - Nilai

b. Catatan Kebun Penerima      - Kebun

                                                  - Tanggal

                                                  - Administratur

9.      Peminjaman/pengambilan barang inventaris (AU.60H)

         Ada kalanya barang inventaris dipinjam/dipakai oleh afdeling kebun dalam lingkungan kebun itu sendiri.

         Yang bertanggung jawab adalah Sinder/Teknik/Kebun yang   bersangkutan. Pemindahan, peminjaman dan pengembalian barang       inventaris dicatat pada AU.60H antara lain :

-   Tanggal

-   Nomor dan nama barang Inventaris

-   Nomor Bon Peminjaman

-   Banyaknya

-   Tanggal pengembalian

-   Nomor dan nama barang Investaris

-   Banyaknya

10.    Penghapusan Aktiva Tetap

          Aset dapat dimohonkan untuk dihapus dari pembukuan kepada Kantor                Direksi dengan alasan-alasan tertentu seperti :

-   Aset tetap sudah tua atau ketinggalan jaman

-   Aset tetap tidak produktif

-   Aset tetap rusak berat

-   Aset tetap mati

-   Dan lain-lain (contoh : sudah dianggarkan dalam RKAP).

Aset tetap yang sudah habis disusut dan sudah dihapuskan apabila barang bekas tersebut masih dapat dimanfaatkan oleh perusahaan maka dikategorikan sebagai barang Inventaris Non Aset.

11.       Prosedur Penghapusan Aktiva Tetap

            a. Aset Tanaman

                1. Ajukan usul penghapusan tanaman dengan formulir AU.                                         60B dengan dirinci :

                        1.   Jenis Tanaman

                        2.   Luas Areal

                        3.   Tahun Tanam/blok

                        4.   Nilai Perolehan

                        5.   Nilai Residu

                        6.   Nilai yang disusut

                        7.   Penyusutan

                        8.   Nilai Buku

                        9.   Kondisi dan Jumlah Tanaman (sesuai LM terakhir)

                        10. Pertimbangan/alasan mengapa diusulkan untuk dihapus.

                 2.  Setelah usul penghapusan disetujui Direksi, sampai pada tahap                        pelaksanaan, Kebun mengajukan berita acara dengan                                              menggunakan formulir AU. 60C

                 3.    Setelah Berita Acara ditandatangani Direksi, kebun                                        mengisarkan (Nota Debet) Nilai Perolehan Aset yang dihapus                               ke Kantor Direksi.

                 4.    Setelah Berita Acara disetujui maka untuk tanaman perlu                               dibongkar/dijual untuk itu perlu diusulkan kepada Direksi                                      beberapa rekanan sebagai pembanding harga. Setelah                                         ditetapkan pemengnya maka perlu disusun perjanjian                                     penebangan seperti formulir AU.60.D

b.    Aset Non Tanaman

1.      Penghapusan Aset Tetap yang disebabkan karena rusak atau sebab lain harus dibuatkan Berita Acara Penghapusan dengan menggunakan formulir AU. 60E

2.      Setelah berita acara ditandatangani Direksi, Kebun mengisarkan (Nota Debet) Nilai Perolehan Aset ke Kantor Direksi.

Untuk mengajukan penghapusan Aset Tetap harus direncanakan terlebih dahulu melalui penyususn RKAP.