Administarsi Kas Kantor Direksi Divisi Tanaman Tahunan PTPN IX (Persero)

ADMINISTRASI KAS

11.      Pekerjaan-pekerjaan tata usaha yang berhubungan dengan uang kas/bank yaitu :

1.      Menyimpan uang

2.      Menerima uang

3.      Mengeluarkan uang

4.      Pertanggungjawaban keuangan

Transaksi kas/bank adalah setiap kegiatan perusahaan yang mengakibatkan adanya perubahan (keluar/masuk) uang kas/bank setelah syarat-syarat berupa dokumen pendukung yang diperlukan telah dipenuhi antara lain : kwitansi, nota/faktur, Surat Perintah Membayar/Surat Permintaan Pembayaran/Surat Perintah Setor.

22.      Formulir yang dipergunakan :

1.      AU.9         - Bukti Kas/Bank Masuk

2.      AU. 12      - Bukti Kas/Bank Keluar

3.      AU. 10      - Laporan Kas/Bank Harian

4.      AU. 10.A - Buku Kas/Bank

5.      PB. 5         - Buku Kasir

6.      AU. 10B   - Daftar Pemeriksaan Kas/Bank

33.      Penanggung jawab

Tingkat Kebun                        : Administratur

Tingkat Kantor Direksi           : Kepala Bagian Pembiayaan

44.      Untuk Keamanan maka uang kas harus disimpan di dalam brangkas/almari besi.

55.      Penerimaan Kas/Bank

1)      Kantor Direksi

a.       Hasil penjualan ekspor dan local

b.      Penerimaan pembayaran piutang dan pinjaman

c.       Penerimaan hutang dari pihak ke III

d.      Dropping dan dari pemerintah untuk proyek DIPP

e.       Setoran uang penjualan dari Kebun

f.       Dan lain-lain

2)      Kebun

a.       Dropping uang kerja dari kantor direksi

b.      Penerimaan dari tebangan atau usaha sampingan

c.       Penjualan Kelapa pokok, Kelapa sampingan, pucuk teh hijau

d.      Jasa Giro

e.       Dan lain-lain

Semua Penerimaan uang pada butir 5.1 maupun 5.2 harus dibukukan dengan menggunakan formulir bukti masuk kas/bank (AU 9).

Formulir ini dilengkapi dengan data pendukung seperti Surat Perintah Setor, RC Bank, Surat Direksi, dan disahkan oleh pejabat yang berwenang.

Untuk membedakan dengan bukti pengeluaran kas/bank, AU. 9 dicetak dengan warna merah muda.

Penomoran bukti kas/bank masuk dan keluar dibuat secara berurutan, tidak sendiri-sendiri.

66.      Pengeluaran Kas/Bank

Setiap pengeluaran uang harus dilengkapi dengan data pendukung (Surat Perintah Membayar, Kwitansi, Faktur Pajak, Berita Acara Penerimaan/Penyelesaian, Surat Perintah Kerja/Order, serta dokumen lain yang harus dipenuhi) dan bukti transfer dengan dibuatkan bukti pengeluaran kas/bank model AU. 12 dan disahkan pejabat yang berwenang.

Setelah dibayar maka AU 12 perlu dicap/stempel “LUNAS” warna formulir ini adalah putih. Pencatatan nomor bukti kas/bank, kode rekening dan uraian pada AU. 9/AU. 12 harus tepat dan jelas.

77.      Laporan Kas Harian (AU 10)

Setiap hari petugas pemegang kas wajib melaporkan posisi uang pada hari/tanggal tersebut yang menggambarkan :

1.      Saldo akhir

2.      Mutasi tambah

3.      Mutasi Kurang

4.      Saldo akhir tanggal/hari tersebut.

Mutasi tambah/kurang sudah ditentukan dalam formulir didalam AU. 10 dan dibuat setelah jam kerja kasir tutup dan pada saat itu juga pimpinan dapat mengetahui posisi keuangan.

88.      Buku Kas/Bank

Setiap bukti masuk/keluar Kas/Bank (formulir AU. 9/ AU. 12) sesuai bulan buku maka dicatat pula pada buku kas/bank model formulir AU. 10A.

Untuk tingkat kebun maka AU. 10A dikirim ke Kantor Direksi (tembusan).

Pada suatu periode tertentu biasanya 2 (dua) kali dalam sebulan wajib dilakukan pemeriksaan atas saldo Kas/Bank dan hasil pemeriksaan tersebut dicatat pada formulir AU. 10B. Kasir/pemegang kas juga harus membuku/mencatat bukti masuk/keluar yang telah disahkan pada buku kasir (PB. 5).

99.      Saldo Kas maksimal dalam brangkas dan ketentuan lain yang perlu akan ditetapkan tersendiri dengan Surat Direksi

110.  Penerimaan dan Pembayaran Kas/Bank di Kantor Direksi

Pada dasarnya penerimaan dan pengeluaran kas/bank merupakan wewenang Direksi yang dilaksanakan oleh Bagian Pembiayaan dengan ketentuan dan prosedur yang ditetapkan oleh Direksi.

111.  Bank Valas

Transaksi dengan menggunakan mata uang asing dibuku berdasarkan kurs valuta asing Bank yang dipakai perusahaan untuk melakukan transaksi tersebut.

Setiap akhir tahun (31 Desember) nilai saldo bank valas disesuaikan dengan menggunakan kurs beli bank utama perusahaan (yaitu bank yang paling banyak digunakan perusahaan untuk melakukan transaksi penerimaan maupun pengeluaran/pembayaran dengan valas).